Vytvořte profesionální email, který vynikne

V dnešní digitální době se komunikace e-mailem stala nedílnou součástí našich osobních i profesionálních životů. Vytvoření profesionálního emailu, který efektivně předá vaši zprávu a zároveň si zachová určitou úroveň formalismu, je nezbytné. Strikingly, přední platforma pro tvorbu webových stránek a e-mailový marketing, si uvědomuje důležitost profesionální e-mailové komunikace a nabízí cenné poznatky o tom, jak vytvořit perfektní email.

Upoutání pozornosti příjemce

Prvním krokem při tvorbě profesionálního emailu je upoutání pozornosti příjemce poutavými předměty. Předmět by měl být stručný, ale osobní, používat akčně orientovaná slova, která čtenáře přimějí otevřít email. Vyhněte se použití slov, která spouštějí spamové filtry, jako jsou slova zdarma nebo naléhavé, protože mohou skončit ve spamové složce příjemce.

Důležitost profesionálního emailu

Dobře vytvořený profesionální email může výrazně ovlivnit vaši obchodní reputaci. Správný jazyk a tón jsou zásadní pro vytvoření pozitivního dojmu na vaše klienty nebo kolegy. Špatně napsaný nebo neprofesionální email může vést k nedorozuměním nebo poškodit vztahy.

Role Strikingly v e-mailovém marketingu

Strikingly nabízí různé nástroje a zdroje pro tvorbu poutavých emailů, které osloví vaše publikum. Díky přizpůsobitelným šablonám a funkcím přetahování můžete snadno vytvořit profesionálně vypadající email bez technických dovedností.

Obrázek převzatý ze Strikingly

Zachování profesionality ve vašich emailech zahrnuje používání formálního jazyka, udržování krátkých odstavců a zdůrazňování důležitých bodů. Vyhněte se používání žargonu nebo hovorového jazyka, kterému nemusí každý rozumět.

Vytvoření předmětové linie

Když vytváříte profesionální e-mail, předmět je stejně důležitý jako samotné tělo e-mailu. Dobrý předmět může rozhodnout o úspěchu vašeho e-mailu. Zde je několik tipů, které vám pomohou vytvořit poutavý předmět:

1. Udržujte ho stručný

Váš předmět by měl být krátký a výstižný. Vyhněte se dlouhým větám nebo zbytečným slovům, která by mohla zmást příjemce. Stručný předmět upoutá jejich pozornost a povzbudí je k otevření e-mailu.

2. Personalizujte předmět

Personalizace předmětu je skvělý způsob, jak vyniknout v zaplněné schránce. Použijte jméno příjemce nebo zmiňte něco konkrétního o něm, co ukazuje, že jste si udělali průzkum.

Například místo „Důležité informace“ zkuste „Janu, vaše aktualizace účtu je připravena“.

3. Používejte akčně orientovaná slova

Použití akčně orientovaných slov v předmětu může vytvořit pocit naléhavosti a povzbudit příjemce k akci. Slova jako urgentní, omezený čas nebo nepropásněte mohou efektivně upoutat jejich pozornost.

Například místo „Oznámení o novém produktu“ zkuste „Nabídka na omezený čas: Získejte 20% slevu na náš nový produkt“.

4. Vyvarujte se používání slov spouštějících spam

Použití určitých slov v předmětu může spustit spamové filtry a způsobit, že váš e-mail bude označen jako spam. Vyhněte se slovům jako zdarma, garantované nebo cokoliv, co zní příliš dobře, než aby to byla pravda.

Například místo „Schéma rychlého zbohatnutí“ zkuste „Naučte se, jak zvýšit své příjmy“.

Tím, že budete následovat tyto tipy, můžete vytvořit profesionální e-mail s poutavým předmětem , který upoutá pozornost příjemce a povzbudí ho k akci.

Psání těla e-mailu

Vytváření profesionálního e-mailu není jen o předmětu a formátování. Tělo e-mailu by mělo také odrážet formální tón, který je v souladu s vaším profesionálním image. Zde je několik tipů při psaní těla vašeho e-mailu:

1. Používejte formální tón

Používání formálního tónu ve vašem emailu znamená vyhýbat se hovorovému jazyku nebo žargonu, který může být příliš neformální pro profesionální komunikaci. Držte se jednoduchého, jasného jazyka, který účinně předává vaši zprávu, aniž by zněl příliš neformálně.

Například, místo toho, abyste řekli “Ahoj, jak se máš?” použijte “Vážený [jméno příjemce], doufám, že tento email vás zastihne v pořádku.” Tato jednoduchá změna může udělat velký rozdíl v tom, jak dosáhnete příjemce.

2. Udržujte odstavce krátké

Dlouhé odstavce mohou být zastrašující a obtížné na čtení, zvláště na mobilních zařízeních. Udržujte své odstavce krátké a výstižné, s ne více než 2-3 větami na odstavec.

To usnadňuje čtení pro příjemce a pomáhá vám účinněji předat vaši zprávu tím, že ji rozdělíte na menší, stravitelnější části.

3. Zvýrazněte důležité body

Při vytváření profesionálního emailu je důležité zvýraznit klíčové body nebo informace, aby byly pro příjemce viditelné. Používejte tučný nebo kurzívový text střídmě, abyste zdůraznili důležitá slova nebo fráze.

Můžete také použít odrážky nebo číslované seznamy pro organizaci informací a usnadnění čtení a pochopení pro příjemce.

4. Vyhněte se používání žargonu nebo hovorového jazyka

Jak již bylo zmíněno, žargon nebo hovorový jazyk vás může v kontextu emailu učinit příliš neformálními a neprofesionálními. Vyhněte se používání technických termínů, pokud si nejste jisti, že je příjemce bude rozumět.

Místo toho použijte jednoduchý jazyk, kterému rozumí každý, aniž by měl předchozí znalosti o předmětu.

Tím, že budete postupovat podle těchto tipů, můžete vytvořit profesionální emailu, který účinně předává vaši zprávu, zatímco si udržuje formální tón, který odpovídá vašemu profesionálnímu obrazu. Pamatujte, jak se prezentujete v e-mail může mít významný dopad na to, jak vás ostatní vnímají, takže je důležité si dát čas na vytvoření dobře napsaného a profesionálního emailu.

Personalizujte svůj email

Vytvoření profesionálního emailu vyžaduje více než jen formální tón a správné formátování. Personalizace je klíčová pro spojení s příjemcem a jeho pocit, že si ho vážíte. Zde jsou různé způsoby, jak personalizovat své e-maily:

1. Oslovte příjemce jménem

Použití jména příjemce v e-mailu je jednoduchý, ale účinný způsob, jak jej přizpůsobit. Ukazuje to, že jste si udělali čas na to, abyste je oslovili jednotlivě, místo abyste posílali obecnou zprávu více příjemcům. Když někoho oslovujete, zkontrolujte pravopis a používejte vhodné titulky.

2. Použijte přizpůsobený a relevantní úvod

Úvod vašeho e-Mailu by měl být přizpůsoben zájmům nebo potřebám příjemce. To může zahrnovat odkazování na předchozí konverzace nebo interakce, uznání nedávných úspěchů nebo milníků nebo prostě vyjádření vděčnosti za jejich čas a pozornost.

3. Používejte osobní jazyk

Používání osobního jazyka může pomoci vytvořit emocionální spojení s příjemcem, takže je pravděpodobnější, že se zapojí do vašeho sdělení. To může zahrnovat použití vás místo čtenáře, sdílení osobních anekdot nebo zkušeností souvisejících s daným tématem nebo vyjádření empatie k jejich situaci.

4. Zakončete výzvou k akci

Výzva k akci (CTA) je nezbytná pro jakýkoli profesionální e-mail, protože nasměruje příjemce, jak by měl podniknout další kroky. Ať už plánujete schůzku, odpovídáte zpětnou vazbou nebo jednoduše poděkujete za jejich čas, ujistěte se, že vaše CTA je jasná a stručná.

Obrázek převzatý ze webu uživatele Strikingly

Dodržováním těchto tipů pro personalizaci můžete vytvořit e-mail, který vyjadřuje profesionalitu a prokazuje, že si vážíte svého vztahu s příjemcem.

Všimněte si svého formátování

Formátování je zásadní při vytváření profesionálního e-mailu, aby udělal dobrý dojem. Zde je několik tipů, které vám pomohou vytvořit profesionální e-mail, který vypadá uhlazeně a uspořádaně.

1. Použijte profesionální formát e-mailu

Použití profesionálního e-mailového formátu je zásadní, protože pomáhá vytvořit důvěryhodnost a autoritu. Standardní formát obsahuje jméno příjemce, vaše jméno, předmět, pozdrav, tělo zprávy, závěrečný pozdrav a váš podpis.

2. Používejte čitelné a snadno čitelné písmo

Písmo, které vyberete, může ovlivnit čitelnost vaší zprávy. Nejlepší je použít jednoduché písmo, které se snadno čte, jako je Arial nebo Times New Roman. Vyhněte se použití ozdobných písem nebo kurzívě, protože mohou být obtížně čitelné.

3. Používejte odrážky pro zdůraznění klíčových informací

Odrážky jsou účinným způsobem, jak organizovat informace a usnadnit příjemci rychlé čtení a pochopení vaší zprávy. Používejte odrážky střídmě a pouze tehdy, když je to nezbytné.

4. Vyhněte se barvám nebo písmům, které rozptylují

I když může být lákavé použít v e-mailu jasné barvy nebo ozdobná písma, je nejlepší držet se jednoduchého formátování, které nebude odvádět pozornost od obsahu vaší zprávy. Držte se černého textu na bílém pozadí pro maximální čitelnost.

Dodržováním těchto tipů na formátování při vytváření profesionálního e-mailu budete schopni efektivně komunikovat s klienty, kolegy a potenciálními zaměstnavateli jasně, stručně a profesionálně.

5. Vytvořte profesionální emailovou adresu

Při vytváření profesionální emailové adresy byste měli dodržovat několik osvědčených postupů. Zde jsou některé příklady profesionálních emailových adres:

• firstname.lastname@company.com
• firstinitial.lastname@company.com
• firstname@company.com
• lastname@company.com

Obrázek pochází z webu uživatele Strikingly

Pro vytvoření profesionální emailové adresy, která se odlišuje:

• Vyberte vhodný název domény - Název vaší domény by měl odrážet vaše podnikání nebo odvětví. Domény můžete zakoupit od Strikingly a pokud se zaregistrujete na některý z jejich ročních plánů, získáte doménu zdarma. Naučit se vytvořit profesionální emailovou adresu na Strikingly je také snadné–zabere to jen pár kliknutí!
• Držte to jednoduché - Vaše emailová adresa by měla být snadno zapamatovatelná a napsatelná.
• Vyhněte se používání čísel nebo speciálních znaků - Ty mohou ztížit zapamatování nebo napsání vaší emailové adresy.

Tím, že budete dodržovat tyto tipy, budete schopni vytvořit profesionální emailovou adresu, která je snadno zapamatovatelná a odpovídá vaší značce nebo odvětví.

Kontrola a úpravy

Při tvorbě vašeho profesionálního emailu je důležité mít na paměti, že obsah odráží vaši profesionalitu a smysl pro detail. Jedním z klíčových kroků při vytváření profesionálního emailu je kontrola a úprava. Zde je několik tipů, které vám pomohou zajistit, že váš email bude bezchybný a přesvědčivý.

1. Zkontrolujte gramatické a pravopisné chyby

Prvním krokem při kontrole je zkontrolovat gramatické a pravopisné chyby. I drobné chyby vás mohou vypadat neprofesionálně nebo nepozorně. Použijte nástroj pro kontrolu pravopisu k identifikaci chyb, ale nespoléhejte se na něj úplně. Věnujte čas přečtení emailu sami, věnujte pozornost běžným chybám, jako jsou nesprávné časy sloves nebo homofony.

2. Vyhněte se používání emotikonů nebo slangu

Zatímco emotikony a slang mohou být přijatelné v osobní komunikaci, nemají místo v profesionálních e-mailech. Tyto neformální prvky vás mohou ukázat jako neprofesionálního nebo nezralého, proto je nejlepší se jim úplně vyhnout.

3. Používejte správné oslovení a podpis

Když píšete svůj profesionální e-mail, nezapomeňte na začátku zprávy uvést správné oslovení a na konci podpis. To pomáhá ustanovit vaši důvěryhodnost jako profesionálního komunikátora a poskytuje příjemci důležitý kontext.

4. Před odesláním e-mailu pečlivě zkontrolujte

Před odesláním e-mailu si jej naposledy pečlivě pročtěte od začátku až do konce. To pomůže zajistit, že je vše vyleštěné a bez chyb, než stisknete tlačítko odeslat.

Dodržováním těchto tipů pro korekturu a úpravu vašich profesionálních e-mailů můžete vytvořit efektivní, bezchybné zprávy, které odrážejí vaši profesionalitu jako komunikátora.

Posílejte profesionální e-maily ještě dnes

Email se stal hlavním způsobem komunikace pro firmy. Vytvoření profesionálního emailu je zásadní pro budování důvěryhodnosti a důvěry s klienty a kolegy. Ve Strikingly chápeme význam e-mailového marketingu a naším posláním je pomoci firmám vytvářet efektivní e-mailové kampaně.

Obrázek převzat ze Strikingly

K vytvoření profesionálního emailu začněte tvořením předmětu, který je stručný, personalizovaný a zaměřený na akci. Vyhněte se použití spamových spouštěcích slov, která by mohla váš e-mail zařadit do spamové složky příjemce. Při psaní těla e-mailu používejte formální tón a držte odstavce krátké pro lepší čitelnost. Zvýrazněte důležité body, aby bylo pro příjemce snazší projít vaši zprávu.

Personalizace je klíčová při vytváření profesionálního emailu. Oslovte příjemce jménem a použijte přizpůsobené úvody, které mohou pomoci navázat vztah. Používejte osobní jazyk, ale vyhýbejte se žargonu nebo hovorovým výrazům, které mohou být matoucí nebo nevhodné.

Při formátování e-mailu použijte profesionální formát s jasným a snadno čitelným písmem. Vyhněte se použití barev nebo písem, které odvádějí pozornost nebo jsou obtížně čitelné na různých zařízeních. Použijte odrážky pro zvýraznění klíčových informací.

Korektura a úpravy jsou nezbytné při vytváření profesionálního emailu. Zkontrolujte gramatické a pravopisné chyby, vyhněte se používání emotikonů nebo slangu, používejte správné oslovení a podpisy a proveďte korekturu před odesláním.

Vytváření profesionálního emailu je nezbytným aspektem moderní obchodní komunikace. Strikingly vám může pomoci toho dosáhnout poskytováním nástrojů k vytváření efektivních e-mailových kampaní, které budují důvěru s vašimi klienty a kolegy. Pamatujte na dodržování osvědčených postupů při tvorbě e-mailů - udržujte je stručné, ale informativní, personalizujte, kde je to možné, formátujte je profesionálně, proveďte korekturu před odesláním - a to vše při udržování vhodného tónu po celou dobu zprávy.

Pusťte se do toho a vytvořte si dokonalý profesionální email dnes!